Heilmittel-Richtlinie verstehen: So planen Physiotherapiepraxen Termine regelkonform
Erfahren Sie, wie die Heilmittel-Richtlinie Ihre Terminplanung beeinflusst. Vermeiden Sie typische Fehler bei Therapieintervallen, der 28-Tage-Regel und Verordnungsfristen.
Von Lauritz Lucas
Warum Terminplanung ein Compliance-Thema ist
Viele Praxen betrachten Terminplanung rein organisatorisch: Wann passt es dem Patienten, wann ist der Therapeut frei? Doch die gesetzlichen Krankenkassen sehen das anders.
Die Heilmittel-Richtlinie definiert klare Vorgaben für:
- Den Behandlungsbeginn nach Ausstellung der Verordnung
- Die Abstände zwischen einzelnen Therapieeinheiten
- Die maximale Gesamtdauer einer Verordnung
Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, kann die Kasse die Vergütung verweigern – auch rückwirkend.
Die Heilmittel-Richtlinie: Das Wichtigste im Überblick
Die Heilmittel-Richtlinie regelt die Verordnung und Durchführung von Heilmitteln wie Physiotherapie. Für die Terminplanung sind drei Aspekte zentral:
1. Die 28-Tage-Regel
Eine Verordnung ist 28 Kalendertage ab Ausstellungsdatum gültig. Innerhalb dieser Frist muss die erste Behandlung stattfinden. Beginnt die Therapie später, ist die Verordnung ungültig – die Behandlungen werden nicht vergütet.
Beispiel: Verordnung vom 1. März → Erste Behandlung spätestens am 28. März
2. Therapieintervalle einhalten
Die Richtlinie schreibt vor, dass Behandlungen in einem therapeutisch sinnvollen Intervall erfolgen müssen. In der Praxis bedeutet das:
- Regelfall: 1–2 Behandlungen pro Woche
- Intensive Therapie: Bis zu 3 Behandlungen pro Woche (bei entsprechender Indikation)
- Zu lange Pausen: Abstände von mehr als 14 Tagen zwischen Behandlungen können zur Absetzung führen
3. Verordnungsfrist beachten
Alle verordneten Behandlungen sollten innerhalb eines angemessenen Zeitraums abgeschlossen sein. Bei einer Verordnung über 6 Einheiten und 2 Behandlungen pro Woche ergibt sich ein Zeitraum von etwa 3 Wochen – nicht 3 Monaten.
Typische Fehler in der Praxis
Fehler 1: Verordnung „aufsparen”
Patienten möchten Termine oft hinauszögern – Urlaub, Arbeit, andere Verpflichtungen. Praxen, die hier zu flexibel sind, riskieren:
- Überschreitung der 28-Tage-Frist
- Zu lange Intervalle zwischen Behandlungen
- Unplausible Behandlungsverläufe bei Kassenprüfungen
Fehler 2: Keine Fristüberwachung
Ohne systematische Überwachung gehen kritische Termine unter. Die Rezeptionistin kann nicht jede Verordnung im Kopf haben – besonders bei hohem Patientenaufkommen.
Fehler 3: Fehlende Dokumentation
Wenn Pausen entstehen (z.B. durch Krankheit des Patienten), muss dies dokumentiert sein. Ohne Nachweis gilt: Die Praxis hat fehlerhaft geplant.
Konsequenzen: Was bei Verstößen passiert
Absetzungen
Krankenkassen prüfen Abrechnungen stichprobenartig und bei Auffälligkeiten. Verstöße gegen die Heilmittel-Richtlinie führen zu:
- Einzelabsetzungen: Betroffene Behandlungen werden nicht vergütet
- Rückforderungen: Bereits gezahlte Vergütungen müssen zurückgezahlt werden
- Regress: Bei systematischen Verstößen drohen weitergehende Maßnahmen
Umsatzverluste
Eine einzige abgesetzte Verordnung kostet je nach Behandlungsart 150–400 Euro. Bei mehreren Fällen summiert sich das schnell zu einem erheblichen Betrag – Geld, das die Praxis bereits als Einnahme verbucht hatte.
Prüfungsrisiko
Praxen mit Auffälligkeiten geraten auf den Radar der Kassen. Folgeprüfungen werden wahrscheinlicher, der Verwaltungsaufwand steigt.
Wie Praxen Planungssicherheit gewinnen
Systematische Fristüberwachung
Implementieren Sie ein System, das automatisch warnt:
- Wenn die 28-Tage-Frist einer Verordnung abläuft
- Wenn der letzte Termin eines Patienten zu lange zurückliegt
- Wenn eine Verordnung ungewöhnlich lange offen ist
Klare Patientenkommunikation
Informieren Sie Patienten über die Regeln – nicht als Einschränkung, sondern als Schutz:
Die Krankenkasse gibt vor, dass wir innerhalb von 28 Tagen starten müssen. Lassen Sie uns gleich die nächsten Termine planen, damit Ihre Verordnung nicht verfällt.
Digitale Unterstützung
Moderne Praxissoftware kann Compliance-Prüfungen automatisieren. Achten Sie auf:
- Automatische Fristberechnung bei Verordnungserfassung
- Warnungen bei kritischen Terminsituationen
- Plausibilitätsprüfungen vor der Abrechnung
Fazit
Die Heilmittel-Richtlinie ist kein bürokratisches Hindernis, sondern der Rahmen für rechtssichere Therapie. Wer die Regeln kennt und systematisch umsetzt, schützt seine Praxis vor Absetzungen und gewinnt Planungssicherheit.
Die wichtigsten Punkte:
- ✓ Erste Behandlung innerhalb von 28 Tagen nach Verordnung
- ✓ Regelmäßige Therapieintervalle (1–2x pro Woche)
- ✓ Systematische Fristüberwachung implementieren
- ✓ Abweichungen dokumentieren
Vera hilft Physiotherapiepraxen, Termine regelkonform zu planen. Unsere KI-gestützte Terminplanung berücksichtigt automatisch die Vorgaben der Heilmittel-Richtlinie und warnt vor kritischen Fristen.