KI-Rezeption für Physiotherapiepraxen: Erreichbarkeit und Terminplanung automatisiert
Vera ist die KI-gestützte Rezeption für Physiotherapiepraxen – zuverlässig erreichbar, regelkonform geplant, im Hintergrund aktiv.
Von Richard Stromer
Der Praxisalltag, wie er wirklich ist
Physiotherapiepraxen leisten täglich hochqualifizierte Arbeit – oft unter Zeitdruck, Personalmangel und steigenden organisatorischen Anforderungen. Telefonate, Terminabsprachen und Rückfragen begleiten den Praxisalltag permanent und konkurrieren direkt mit der eigentlichen Behandlung.
Das Telefon klingelt während der manuellen Therapie. Die Rezeption ist bereits im Gespräch. Der Anrufbeantworter springt an – wieder ein potenzieller Patient, der vielleicht nicht zurückruft.
Vera wurde genau für diesen Alltag entwickelt.
Warum Vera entstanden ist
In vielen Praxen zeigt sich ein wiederkehrendes Muster:
- Anrufe während Behandlungen: Das Team muss sich entscheiden – Patient vor Ort oder Patient am Telefon
- Manuelle Terminkoordination: Jeder Termin wird einzeln abgestimmt, verschoben, bestätigt
- Komplexe Regelwerke: Behandlungsfolgen müssen nach Heilmittel-Richtlinie geplant werden – mit Fristen, Intervallen und Kassenvorgaben
- Konzentration auf wenige Schultern: Verwaltungsaufgaben bleiben an einer oder zwei Personen hängen
Das Ergebnis ist nicht mangelnde Organisation, sondern strukturelle Überlastung. Praxen arbeiten am Limit – nicht weil sie schlecht organisiert sind, sondern weil die Anforderungen schneller wachsen als die verfügbaren Ressourcen.
Vera setzt genau hier an – nicht mit einem weiteren Tool, das gelernt und gepflegt werden muss, sondern mit einer digitalen Rezeption, die zuverlässig im Hintergrund arbeitet.
Was Vera konkret übernimmt
Vera ist eine KI-gestützte Rezeption für Physiotherapiepraxen mit klarem Fokus:
Telefonische Erreichbarkeit
- Eingehende Anrufe automatisch entgegennehmen – ohne Warteschleife, ohne Besetztzeichen
- Natürliche Konversation in Deutsch – Patienten sprechen mit Vera wie mit einer echten Rezeption
- 24/7 verfügbar – auch außerhalb der Sprechzeiten, am Wochenende, während des Urlaubs
Intelligente Terminvergabe
- Termine buchen, verschieben und stornieren – direkt im Gespräch, ohne Rückruf
- Vollständige Behandlungsserien planen – nicht nur Einzeltermine, sondern die gesamte Verordnung
- Therapeuten und Räume berücksichtigen – basierend auf Verfügbarkeit und Qualifikation
Regelkonforme Planung
- Heilmittel-Richtlinie automatisch einhalten – 28-Tage-Frist, Therapieintervalle, Verordnungsdauer
- Krankenkassen-Vorgaben berücksichtigen – je nach Kostenträger unterschiedliche Regeln
- Absetzungsrisiken minimieren – keine ungültigen Verordnungen durch Fristüberschreitung
Der Fokus liegt bewusst auf Telefon (Voice-first). Weitere Kanäle wie WhatsApp und E-Mail werden schrittweise ergänzt – ohne die Abläufe zu verkomplizieren.
Regelkonformität als Grundprinzip
Vera ist kein generisches KI-Produkt, das für Physiotherapie umfunktioniert wurde. Die Logik der Terminplanung ist von Beginn an auf das deutsche Gesundheitssystem ausgelegt.
Das bedeutet konkret:
- Einhaltung von Therapieintervallen: 1–2 Behandlungen pro Woche als Regelfall, keine zu langen Pausen
- Berücksichtigung von Startfristen: Erste Behandlung innerhalb von 28 Tagen nach Verordnung
- Planung gültiger Behandlungsfolgen: Alle Einheiten einer Verordnung in angemessenem Zeitraum
- Vermeidung von Absetzungen: Keine Termine, die später von der Kasse nicht vergütet werden
Regelkonformität ist dabei kein Zusatzfeature, das optional aktiviert werden kann. Es ist fester Bestandteil der Produktarchitektur – jede Terminentscheidung wird automatisch geprüft.
Für wen Vera gedacht ist
Vera richtet sich an ambulante Physiotherapiepraxen, die:
- Zuverlässig erreichbar sein wollen – ohne zusätzliches Personal an der Rezeption
- Ihr Team entlasten möchten – von Telefonaten, Rückrufen und Terminkoordination
- Wert auf professionelle Kommunikation legen – auch wenn gerade niemand ans Telefon gehen kann
- Keine neuen Abhängigkeiten schaffen wollen – Vera arbeitet im Hintergrund, nicht im Mittelpunkt
Kurz gesagt: Praxen, die ihren Fokus wieder konsequent auf Behandlung legen möchten – und die organisatorische Last reduzieren wollen, ohne Qualität einzubüßen.
Wie Vera in der Praxis funktioniert
Für Patienten
Ein Patient ruft an. Vera nimmt den Anruf entgegen, begrüßt freundlich und fragt nach dem Anliegen. Im Gespräch werden Termine vereinbart, verschoben oder storniert – natürlich und ohne Wartezeit.
Der Patient erhält eine Bestätigung, die Praxis sieht den Termin im System. Kein Rückruf nötig, keine Nacharbeit.
Für das Praxisteam
Das Telefon klingelt nicht mehr während der Behandlung. Keine Unterbrechungen, keine Entscheidung zwischen Patient vor Ort und Patient am Telefon.
Am Ende des Tages: keine Rückruf-Liste, keine abzuhörenden Nachrichten. Termine sind gebucht, Änderungen dokumentiert.
Für die Praxisleitung
Volle Transparenz über alle Anrufe und Buchungen. Keine verpassten Neupatienten, weniger No-Shows durch funktionierende Absagen. Planbare Auslastung statt Lücken im Kalender.
Wie es weitergeht
Vera wird aktuell schrittweise eingeführt. Der Zugang erfolgt bewusst kontrolliert, mit persönlichem Onboarding und enger Begleitung der Praxen.
Auf diesem Blog teilen wir künftig:
- Einblicke in den Praxisalltag – Herausforderungen und Lösungsansätze
- Erläuterungen zu Terminplanung und Regelkonformität – Heilmittel-Richtlinie verständlich erklärt
- Orientierung zu Digitalisierung im Gesundheitswesen – was funktioniert, was nicht
Willkommen bei Vera.
Der ruhige, verlässliche Teil Ihrer Praxisorganisation.